Über das Mitarbeiterportal sollen künftig rund 1.000 Beschäftigte der Stadt dezentral bereitgestellte Informationen und interne Formulare aus den Fachbereichen abrufen können. Als Basis enthält das Mitarbeiterportal zunächst Informationen und Formulare aus Dienststellen mit besonderen Berührungspunkten zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Pilotgruppe). Ab 2004 werden nach und nach alle Dienststellen der Stadt Inhalte im Intranet publizieren können.
Lob für das neue mit contentXXL von portamundi erstellte Mitarbeiterportal der Stadtverwaltung gab es vom Leiter der Bayer. Staatskanzlei und der Projektgruppe Verwaltungsreform der Bayer. Staatsregierung, Staatsminister Erwin Huber, im Rahmen des Wettbewerbs Innovative Verwaltung 2003, der mit einer Festveranstaltung und einer Ausstellung im Kuppelsaal der Bayer. Staatskanzlei zuende ging.
Der Wettbewerb stand in diesem Jahr unter dem Motto "eGovernment". Huber: "Der Aufbau leistungsfähiger eGovernment-Strukturen aus einem Guss ist eines der großen Projekte der Staatsregierung. Unser Ziel ist es, den Kontakt von Bürgern und Wirtschaft mit Verwaltung und Justiz sowie die nötigen internen Arbeitsschritte innerhalb der Verwaltung auch online anzubieten und damit erheblich zu erleichtern und zu beschleunigen. eGovernment ist ein entscheidender Standortfaktor der Zukunft. Das hohe innovative Potential in der bayerischen Verwaltung stärkt Bayern dabei im globalen Wettbewerb. Das haben die Beiträge zur Innovativen Verwaltung 2003 wieder einmal eindrucksvoll demonstriert. Die Teilnehmer haben in einem Wettbewerb der Ideen mit viel Kreativität und großem Engagement die eingetretenen Pfade verlassen und neues erprobt, um die öffentliche Verwaltung noch leistungsfähiger und innovativer zu machen."
Die Stadt Erlangen hat sich an dem Wettbewerb, der sich innerhalb weniger Jahre in der bayer. Verwaltung fest etabliert hat, mit dem Prototypen des künftigen Mitarbeiterportals beteiligt. Im Rahmen dieses Projekts wird eine Intranet-Webseite für die Stadtverwaltung Erlangen entwickelt, auf der strukturiert Informationen, Dokumente und Formulare sowie neue Kommunikationsmöglichkeiten für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereitgestellt werden. Das Projekt ist ein wichtiges Geschäftsfeld im eGovernment-Programm der Stadt Erlangen.
Das eGovernment-Center der Stadt Erlangen arbeitet dabei sowohl mit der Nürnberger Agentur portamundi - als technischem Realisierungspartner - zusammen, als auch mit der Unternehmensberatung accenture, die bei der Erarbeitung der Wissensstruktur sowie der sonstigen inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen des Intranets beratend zur Seite stand. Bei der Erstellung der Konzeption haben mehrere städtische Dienststellen, die Datenschutzbeauftragte, die Gleichstellungsstelle und der Personalrat mitgewirkt.
Auf Basis des Content-Management-Systems contentXXL hat portamundi den Prototypen des Portals entwickelt. Die erste produktive Version, die kurz vor der Fertigstellung steht, soll voraussichtlich Ende September 2003 den Betrieb aufnehmen, sobald sie von den städtischen „WEB-Redakteuren“ mit ersten Inhalten gefüllt worden ist.
Abb.: Staatsminister Erwin Huber (mitte) mit Thomas Folger (links) und Joachim Punzel (rechts)
vom e-Government Center der Stadt Erlangen
Über das Mitarbeiterportal sollen künftig rund 1.000 Beschäftigte der Stadt dezentral bereitgestellte Informationen und interne Formulare aus den Fachbereichen abrufen können. Als Basis enthält das Mitarbeiterportal zunächst Informationen und Formulare aus Dienststellen mit besonderen Berührungspunkten zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Pilotgruppe). Ab 2004 werden nach und nach alle Dienststellen der Stadt Inhalte im Intranet publizieren können. Schrittweise werden die relevanten internen Arbeitsprozesse der Verwaltung online abgebildet.
Das Projekt wird für die Stadt konkreten Nutzen erbringen: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Informationsmöglichkeiten und qualitativ bessere Informationen, Effizienzsteigerung der internen Kommunikation, Lern- und Motivationseffekte bzgl. der Nutzung neuer Medien, direkter und damit schneller Zugriff auf Verantwortliche und Wissensträger, Arbeitszeitersparnis bei Informationsvorgängen, Arbeitszeitersparnis und Sachkosteneinsparung bei internen Geschäftsprozessen, Einsparung von Druckkosten für Informationsverteilung u. a. Die Implementierung von plattformübergreifenden Standards wie XML garantiert die Integration auch über Systemgrenzen hinweg. Damit ist die Stadt für zukünftige Online-Kooperationen im MEDIA@Komm-Städteverbund Nürnberg, Fürth, Erlangen, Schwabach und Bayreuth gerüstet.
Neben Erlangen haben sich 70 weitere Behörden des Freistaates Bayern am Wettbewerb beteiligt. 30 Wettbewerbsbeiträge wurden in der begleitenden Ausstellung der Öffentlichkeit präsentiert. Beim Rundgang durch die Ausstellung informierte sich Staatsminister Huber über das städtische Projekt und überreichte dem Projektleiter Intranet, Joachim Punzel, und dem Internetbeauftragten der Stadt, Thomas Folger, eine Urkunde mit den Worten: „Pfundig, weiter so!“.
Der Bayerische Ministerpräsident, Edmund Stoiber, spricht der Stadt Erlangen in der Urkunde Namens der Bayerischen Staatsregierung seine Annerkennung für diese innovative Leistung aus.