Der einfache Zugang zu Wissen unabhängig vom Ersteller ist ein deutlicher Wettbewerbsvorteil. Ein nicht unbedeutender Anteil Ihrer Mitarbeiter wird das Unternehmen bald verlassen oder gehört erst kurze Zeit zum Unternehmen. Die Weitergabe des Unternehmens-Wissens kann durch die Verwendung eines Content Management Systems vereinfacht werden. Die Nachvollziehbarkeit (History) des Erstellungsprozesses (Versionierung, Freigaben etc.) macht bisher unübersichtliche Arbeitsvorgänge transparent.
Die Fülle an Informationen, der sich Internetbenutzer heute gegenüber sehen, führt zu einer steigenden Bedeutung intuitiv verständlicher Strukturen von Websites. Die Themen Informationsarchitektur und -design gewinnen an Bedeutung. Das Bedürfnis nach einer Reduktion der Komplexität wird auch durch die Beliebtheit von Informationsportalen und die zunehmende Nutzung von Personalisierungsmöglichkeiten sichtbar. Diese Aspekte lassen sich unter dem Begriff der Benutzbarkeit (= Usability) zusammenfassen.
Im Zentrum der Konzeption von Internetauftritten steht der Besucher, der zunächst als
zu betrachten ist. Eine Website vermittelt dem Besucher demnach primär Informationen und sekundär Dienstleistungen und Produkte, wobei diese Priorisierung nur aus Kundensicht und nicht aus der Sicht eines möglichen Geschäftsmodells zu verstehen ist.
Der Informationsfluss ist dabei durchaus zweiseitig. Auch der Informationsanbieter erfährt viel über seine Besucher und kann die sich ergebenden Profile im Rahmen von Marketingmaßnahmen dazu benutzen, zunächst anonyme Besucher zu Interessenten und später zu Kunden und langfristigen Partnern zu machen. Damit ist die Website anspruchsvoller Teil der allgemeinen Marketing- und Markenstrategie des Unternehmens.
Dieses Spannungsfeld kann durch ein geeignetes Content Management System (CMS) wesentlich entschärft werden. Einige der Fragestellungen zeigen jedoch, dass die Bereitstellung von Informationen über ein Content Management System nicht alles ist. Jeder Geschäftsvorgang kann Content sein. Daher rücken Content Management Systeme immer näher zu anderen Applikationen wie ERP und CRM.
Content Management Systeme vereinfachen die Verwaltung von Websites auf mehreren Ebenen: Auf technischer Ebene schaffen diese Systeme eine Entkopplung von Information und Programmierung, welche grundsätzlich auch der bestehenden, organisatorischen Abgrenzung in den meisten Unternehmen entspricht. Programmierer bearbeiten dadurch nicht mehr die eigentlichen Inhalte, sondern beschäftigen sich ausschließlich mit der Erstellung von Formatvorlagen (Templates) oder der Vergabe von Zugriffsrechten im Rahmen von Rollenkonzepten sowie der Wartung der Infrastruktur. Anderseits werden potentielle Redakteure nicht durch fehlende technische Fähigkeiten in ihrer Arbeit behindert. Ähnliches gilt für die Gestaltung der Website. Das Design ergibt sich nicht mehr aus den unterschiedlichen Ansprüchen und Fähigkeiten der Redakteure, sondern wird über Templates vorgegeben.
Die Aufgabenverteilung bei der Verwaltung von Websites kann so erheblich besser definiert und organisiert werden. Die größere Anzahl von Beitragenden (im Intranet oder in einer Community eigentlich alle Teilnehmer) verbessert die Aktualität und Relevanz der Inhalte. Mit einem klar definierten Publishingprozess (Workflow) wird zudem die technische und inhaltliche Konsistenz der Ergebnisse gewährleistet. Durch die automatisierten Abläufe des Publizierens und den reduzierten Bedarf an internen Ressourcen, wird der verhältnismäßig kostengünstige Betrieb von umfangreichen Websites möglich. Die einmaligen Investitionen für Erwerb und Lizenzierung eines CMS werden mittel- bis langfristig (abhängig von der Angemessenheit der gewählten Lösung bezüglich der organisatorischen Komplexität) durch solche Kosteneinsparungen kompensiert.
Im wesentlichen ermöglicht ein CMS somit eine
- effiziente,
- einfache,
- kontrollierbare,
- dezentrale,
- medienneutrale
- und skalierbare
Verwaltung von Inhalten. Hochwertiger Content ist teuer. Der Wiederverwendbarkeit kommt deshalb eine große Bedeutung zu.
Content beinhaltet Wissen. Das Wissen ensteht allerdings oft erst über den Zusammenhang der einzelnen Inhalte, z.B. welche Anwendungen oder Referenzen gibt es zu einem Produkt, wer ist der richtige Ansprechpartner. Deshalb kommt der Organisation der Inhalte, ihrer Verbindung, erhebliche Bedeutung zu. Content Management entwickelt sich in Richtung Wissensmanagement. Techniken, die es gestatten, Inhalte aufgrund ihrer semantischen Nähe einfach einander zuzuordnen - beispielsweise einen Ansprachpartner zu einem Produkt oder ein Formular zu einer Mitteilung, gewinnen an Bedeutung (Semantik, Ontologien, Topic Maps).
Der einfache Zugang zu diesem Wissen unabhängig vom Ersteller ist ein deutlicher Wettbewerbsvorteil. Ein nicht unbedeutender Anteil Ihrer Mitarbeiter wird das Unternehmen bald verlassen oder gehört erst kurze Zeit zum Unternehmen. Die Weitergabe des Unternehmens-Wissens kann durch die Verwendung eines Content Management Systems vereinfacht werden. Die Nachvollziehbarkeit (History) des Erstellungsprozesses (Versionierung, Freigaben etc.) macht bisher unübersichtliche Arbeitsvorgänge transparent.